Лицевой счет существует тогда, когда он имеет реальный остаток ценных бумаг, являющийся текущим состоянием этого счета. Остатком ценных бумаг на лицевом счете депо является количество бумаг, учитываемых на нем. Депозитарий вправе одновременно с хранением остатка на лицевом счете в штуках дополнительно хранить величину остатка в номинальных единицах данного выпуска ценных бумаг.
Параллельно с лицевым счетом в кредитной организации ведут два журнала: операционный журнал лицевого счета депо (см. Приложение 1) и журнал оборотов, которые служат в основном для сохранения сведений об операциях, совершенных с лицевым счетом. Операционный журнал лицевого счета содержит сведения обо всех бухгалтерских операциях с лицевым счетом депо, также он содержит текущее количество ценных бумаг на лицевом счете. Сведения об административных и информационных операциях с лицевыми счетами депо помещаются в операционный журнал счета депо, в рамках которого открыт данный лицевой счет депо. [26, с.135]
В отличие от операционного журнала – журнал оборотов лицевого счета депо (см. Приложение 2) содержит только остатки ценных бумаг и конечные обороты по лицевому счету на конец тех операционных дней, в течение которых было движение по данному счету. В подразделениях ЗАО «Газпромбанк» осуществляется электронное ведение депозитарного учета, при котором допускается получение операционного журнала и журнала оборотов посредством выборки некоторых записей, относящихся к лицевому счету, из журналов счета депо или журналов депозитария.
Следует отметить, что в Банке не допускается наличие в течение длительного периода лицевых счетов с нулевым остатком. Так, лицевые счета, депо на которых имеется нулевой остаток в течение более чем 30 дней должны быть закрыты. При закрытии лицевого счета в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале этого счета делается запись о закрытии данного лицевого счета, причем и карточка и операционный журнал, и журнал остатков по данному лицевому счету помещаются в картотеку закрытых лицевых счетов депо. Следующим учетным регистром аналитического учета депозитарных операций в подразделениях ЗАО «Газпромбанк» являются разделы счета депо. Разделом счета называется учетный регистр, образуемый совокупностью лицевых счетов счета депо, депозитарные операции с которыми регламентированы одним документом. Открытие раздела счета происходит в рамках счета депо и сопровождается оформлением базового документа, регламентирующего допустимые депозитарные операции с лицевыми счетами, отнесенными к данному разделу. Таким базовым документом может быть договор между депозитарием и депонентом; договор между депонентом и третьим лицом, удостоверенный депозитарием; договор между депозитарием и оператором; распоряжение администрации депозитария и т.п. Набор используемых разделов счетов депо и типы базовых документов определяются депозитарием самостоятельно. При открытии раздела счета на него заполняется регистрационная карточка раздела, которая помещается в картотеку разделов счета депо.
При открытии разделу счета присваивается уникальный в рамках счета депо код, при этом в рамках счета коды разделов не должны совпадать с кодами лицевых счетов, хотя допускается повторное использование кода раздела, но только после закрытия этого раздела. Все операции с документами, относящимися к разделу счета депо, отражаются в операционном журнале счета депо, отдельный операционный журнал раздела счета депо в кредитной организации обычно не ведется. [28, с.187]
При закрытии раздела в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета делается запись о закрытии раздела. Карточка закрытого раздела помещается в картотеку закрытых разделов счета депо, при этом не может быть закрыт раздел, к которому отнесены незакрытые лицевые счета.
Кроме заполнения указанных выше документов, для каждого выпуска ценных бумаг депозитарий ЗАО «Газпромбанк» хранит анкету выпуска ценных бумаг 9см. Приложение 3), которая хранится в картотеке выпусков ценных бумаг и содержит в себе сведения, достаточные для организации учета ценных бумаг данного выпуска. Анкета выпуска ценных бумаг заполняется депозитарием заблаговременно или при первом приеме на учет ценных бумаг данного выпуска. Следует отметить, что не допускается ведение учета ценных бумаг без заполнения анкеты, при этом датой принятия выпуска ценных бумаг на обслуживание является дата заполнения анкеты.
После погашения всех ценных бумаг выпуска или если учет ценных бумаг данного выпуска не предполагается в будущем, выпуск ценных бумаг может быть снят с обслуживания в депозитарии, при этом в анкете выпуска проставляют дату снятия с обслуживания, и помещают в картотеку выпусков, снятых с обслуживания. При повторном принятии того же выпуска на обслуживание в депозитарии на него должна быть заполнена новая анкета. Но не снимается с обслуживания выпуск, если хотя бы один лицевой счет содержит ненулевой остаток по выпуску ценных бумаг.
