Обязанности карточного подразделения: организация доставки и установки банкомата; контроль состояния банкомата, в том числе наличия денежных средств; своевременное информирование кассового подразделения о необходимости загрузки банкомата денежной наличностью; обеспечение исправной работы банкомата; осуществление расчетов по операциям выдачи наличных денежных средств через банкомат; разрешение претензий клиентов и урегулирование спорных ситуаций.
Обязанности кассового подразделения: проведение осмотра места установки банкомата и организация маршрута движения к нему инкассаторов; загрузка денежной наличности в банкоматы; замена расходных материалов в устройствах банкомата; взаимодействие с карточным подразделением по вопросам проведения профилактических и ремонтных работ.
Обязанности службы безопасности: проверка территории, на которой устанавливается банкомат; выдача заключения о степени риска взлома банкомата, хищения денежных средств и нападения на инкассаторов, проведение необходимых мероприятий при установке банкомата.
Обязанности службы автоматизации: разработка и реализация технологий подключения банкоматов к процессинговому центру; заказ необходимого оборудования связи; инсталляция и мониторинг оборудования связи и банкомата в течение всего срока работы банкомата.
Для инициирования процедуры установки банкомата подразделение, ответственное за развитие бизнеса, подает в карточное подразделение заявку на установку банкомата в установленной банком форме. Вместе с заявкой подается служебная записка с экономическим обоснованием установки банкомата. После рассмотрения заявки она отправляется для регистрации банкомата в процессинговый центр. Далее транспортная служба поставщика доставляет банкомат в указанное банком место.
Кассовое обслуживание банкоматов осуществляется в соответствии с Положением ЦБ РФ N 318-П. Денежные средства, необходимые для обеспечения наличностью банкомата, выдаются кассиру на основании заявки сотрудника, ответственного за мониторинг состояния банкоматов. При поступлении заявки на подкрепление банкомата денежной наличностью кассир в пределах установленного для банкомата лимита денежных средств осуществляет их загрузку в свободные кассеты банкомата. При подготовке кассет для инкассации банкомата категорически запрещается докладывать денежные средства в кассеты без пересчета оставшихся в них купюр. При этом различаются два основных варианта непосредственной инкассации банкоматов: 1) инкассация банкомата, находящегося на территории подразделения банка, может проводиться кассиром в присутствии охранника; 2) инкассация банкомата, находящегося вне территории операционного подразделения, может проводиться инкассатором в присутствии охранника.
На основании заявки ответственного за мониторинг банкоматов сотрудника сотрудник кассового подразделения выписывает расходный кассовый ордер на сумму наличности, загруженной кассиром в кассеты банкомата. Инкассатор получает подготовленные кассеты с денежной наличностью от заведующего кассой, сверяет по надписям на ярлыках, проверяет целостность пломб и расписывается в расходных ордерах. Заявка, расходный кассовый ордер и ведомость загрузки банкомата подшиваются в кассовые документы дня.
В момент инкассации кассир (инкассатор) производит распечатку ведомостей выгрузки из банкомата денежных средств, выгрузки и загрузки кассет в банкомат, распечатку ведомости загрузки кассет, контрольной ведомости по операциям, затем доставляет кассеты в кассовое подразделение. После выгрузки и доставки кассет в кассовый отдел операционного подразделения на основании ведомости выгрузки сотрудник учетного отдела выписывает приходный кассовый ордер. После этого заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из кассет банкомата, сверяет с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, и подписывает его.
По окончании операционного дня заведующий кассой составляет отчет о движении наличных денежных средств через банкомат в двух экземплярах отдельно по рублям и иностранной валюте, прикладывает к отчетам ведомость выгрузки и передает их в учетное подразделение.
Рекомендуется вменить в обязанности кассиру или инкассатору при инкассации банкомата обязательно проверять лоток картридера на наличие забытых карт. При изъятии кассиром или инкассатором карт из лотка картридера составляется акт.
