Банк России устанавливает нормы, направленные прежде всего на обеспечение сохранности денежной наличности и других ценностей кредитных организаций и их клиентов, обеспечение прозрачности проходящих через кассу денежных потоков, соблюдение валютного законодательства и недопущение злоупотреблений со стороны всех участников расчетов. В рамках этих требований, а также с учетом соблюдения перечисленных выше принципов кредитной организации необходимо утвердить все ступени процесса проведения ревизии (в том числе типовые формы документации). Такая регламентация процесса позволит избежать ошибок при проведении ревизии, последствия которых могут быть различны - от путаницы в документах до сокрытия ответственными лицами недостач ценностей.
В соответствии с п. 19.12 Положения N 318-П ревизия проводится не реже одного раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также по требованию руководителя или членов рабочей группы учреждения Банка России, осуществляющих проверку деятельности кредитной организации. Кроме того, установлено право кредитной организации определять необходимость проведения ревизии при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, в случае организации работы кассы в посменном режиме. Таким образом, кредитная организация вправе определять сроки и поводы проведения ревизии. Если говорить о ежегодной плановой ревизии, то следует отметить, что в настоящее время в Положении N 318-П отсутствует требование об обязательном проведении ревизии ценностей по состоянию на 1 января.
Целесообразно проводить плановую ревизию, если в подразделении организован посменный режим работы кассы. При больших объемах хранения денежной наличности в кассе передача наличности от смены к смене физически не может производиться полностью полистным и поштучным пересчетом, поскольку временные затраты на это могут составить до нескольких часов. Естественно, передача денег производится по надписям на верхних накладках пачек банкнот, ярлыкам к мешкам с монетой, к упаковкам с ценностями и выборочно полистным, поштучным пересчетом. В этой ситуации периодическая плановая ревизия (в том числе и внезапная) может служить важным средством контроля как за сохранностью денежной наличности, так и за работой кассовых работников, выполняющих функции заведующего кассой согласно графику сменности.
Внеплановая ревизия обязательна в случае, если ответственное лицо увольняется, переходит на другую позицию в банке или просто принято решение, что оно больше не будет отвечать за сохранность ценностей. Также такая ревизия проводится при временной смене ответственных лиц в связи с отпуском, командировкой или болезнью, если должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, работают в режиме обычной рабочей недели (не посменно).
Иные внеплановые ревизии - это ревизии по усмотрению руководителя кредитной организации, проводимые в рамках внутреннего контроля за работой кассы, ревизии в присутствии внутренних и внешних аудиторов, сотрудников инспекционных подразделений Банка России, в случае приостановления полномочий исполнительных органов кредитной организации и введения временной администрации и др.
Распорядительный документ на проведение ревизии готовится кредитной организацией. Он может включать в себя следующие положения: причина подготовки документа (отпуск, болезнь, командировка ответственных за сохранность ценностей лиц, внутренняя или внешняя проверка, наступление срока проведения плановой ревизии и т.д.); указание на возложение ответственности за сохранность ценностей на определенных должностных лиц и предоставление им права подписи документов, связанных с выполнением этих функций (если проводится ревизия, связанная с передачей ответственности за сохранность ценностей); перечень должностных лиц, входящих в состав ревизионной комиссии, с указанием руководителя комиссии и членов комиссии; указание даты проведения ревизии; указание на необходимость составления акта ревизии на количество его экземпляров, сроки представления акта на рассмотрение, должностное лицо кредитной организации, которому направляется на рассмотрение акт; указание на размер контрольного полистного и поштучного пересчета ценностей, контрольного взвешивания драгоценных металлов либо предоставление руководителю ревизионной комиссии права определять этот размер и осуществлять непосредственный отбор ценностей для контрольной проверки; указание на должностное лицо кредитной организации, на которое возлагается контроль исполнения данного распорядительного документа.
