Руководитель ревизионной комиссии должен взять под контроль все ревизуемые ценности, при необходимости опечатав своей печатью хранилище ценностей, металлические шкафы, стеллажи, сейфы, тележки, находящиеся в хранилище, либо сейф, если ценности хранятся в отдельном сейфе, независимо от наличия в них ценностей на момент начала ревизии. Руководитель ревизионной комиссии выясняет, не имеется ли денежной наличности и других ценностей или сумок с денежной наличностью и другими ценностями у кассовых или инкассаторских работников.
Следует обратить внимание на казалось бы незначительный момент, но который может принести банку в целом и кассе в частности определенные неприятности. Зачастую клиенты - физические лица, получая денежную наличность, не берут монету, особенно мелких номиналов. В результате бывают случаи, когда у кассового работника на его рабочем месте появляется коробочка с так называемым разменом для подобных случаев - наличность, не проходящая по бухгалтерскому учету, но находящаяся в кассе. В этом случае любое снятие кассы сотрудниками инспекционного подразделения Банка России может привести к предписанию со стороны территориального учреждения ЦБ РФ, а при повторном выявлении - к штрафным санкциям.
После взятия под контроль руководителем ревизионной комиссии всех ценностей приступают к их пересчету. До полной проверки всех ценностей доступ должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, к сейфу целесообразно разрешать только в присутствии руководителя ревизии, а вложение или изъятие денег и ценностей в этот период производить строго под его контролем либо под контролем одного из членов ревизионной комиссии. В тех случаях, когда одновременно в один прием не может быть проведена ревизия всех ценностей, руководителю ревизионной комиссии после окончания рабочего дня необходимо вместе с должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, произвести опечатывание хранилища (сейфа) и сдать их в установленном порядке под охрану.
Как уже было отмечено ранее, в соответствии с п. 19.12 Положения N 318-П и п. 1.10 Указания N 2054-У порядок проведения ревизии определяется кредитной организацией. Таким образом, право определения непосредственного порядка сверки фактического наличия ценностей в кассовом подразделении с данными учетных регистров предоставлено кредитной организации.
Сплошной пересчет ценностей при каждой ревизии, особенно при больших объемах хранения ценностей, нецелесообразен по причине больших временных затрат. Размер контрольного пересчета целесообразно определять в распорядительном документе на проведение ревизии либо этим документом предоставлять право определения размера контрольного пересчета руководителю ревизионной комиссии. Поскольку руководитель и члены ревизионной комиссии в данной ситуации не являются материально ответственными лицами, передавать им деньги для проведения контрольного пересчета, даже под расписку, нежелательно. Оптимальный вариант - это поручить проведение контрольного пересчета кассовому работнику под контролем одного из членов ревизионной комиссии.
После окончания подсчета фактического наличия ценностей в кассовом подразделении необходимо провести сверку полученных сумм с учетными данными - книгой хранилища ценностей и выпиской из регистров бухгалтерского учета. В случае совпадения сумм денежной наличности и ценностей, фактически находящихся в кассовом подразделении, данным книги хранилища ценностей и бухгалтерского учета участники ревизии переходят к оформлению результатов ревизии.
В кредитной организации должен быть разработан внутренний документ, определяющий порядок действий каждого из должностных лиц кредитной организации, задействованных в процессе урегулирования расхождений фактического наличия ценностей с учетными данными. Такими расхождениями могут быть: недостача или излишек денежной наличности (ценностей); выявление сомнительного, имеющего признаки подделки, неплатежеспособного денежного знака; выявление денежного знака, имеющего радиоактивное загрязнение; иные случаи. По каждому из этих случаев необходимо получить письменные объяснения от кассового работника и от руководителя кассового подразделения. До окончания проведения расследования все расхождения должны быть отражены по соответствующим счетам бухгалтерского учета, а также должны быть сделаны отметки о выявленных расхождениях в акте ревизии.
